Remote work: як команді комунікувати дистанційно

Карантин вплинув на роботу багатьох компаній, і на IT-Kitchen – також. Тому ми вирішили деякий час попрацювати дистанційно. І хочемо розказати про наш перший досвід віддалених комунікацій.

Труднощі дистанційної роботи

Якщо ви звикли очно спілкуватись з колегами та працювати пліч-о-пліч в одному open space, то може бути складно переналаштувати бізнес-процеси на новий режим і працювати в віддаленому форматі. Здається, що втрачається контроль. Насправді, на відстані також можна бути ефективними та дисциплінованими. Ось, що ми рекомендуємо:

• Робочий графік не відміняється. Встановіть часові рамки дистанційного робочого дня. Простіше всього дотримуватися звичного офісного розкладу, наприклад, з 10 ранку і до 6 вечора ми всі онлайн. При бажанні / потребі часові рамки можна змінити в зручну вам сторону.
• Найкращий контроль – це встановлення дедлайнів. Наприклад, копірайтеру потрібно написати текст для лендінгу і вислати керівнику до 17-00. Неважливо, коли працівник приступив до завдання – швидше, чи пізніше початку робочого дня. Головне, щоб керівник в назначений час отримав готовий файл. Орієнтуйтесь на результат, а не на процес.
• Ставте задачі лише почергово. Не допускайте одночасного виконання працівником кількох робіт – це розсіює увагу, не лише виконавця, але й керівника. Загалом, уміння зрозуміло формулювати завдання, встановлювати чіткі критерії оцінки, давати своєчасний зворотній зв’язок – це менеджерський талант.

Розібравшись з пріоритетами та встановивши основні орієнтири – як працювати дистанційно, давайте подумаємо, які інструменти ми будемо використовувати для організації віддаленої роботи, зокрема, для командних комунікацій – щоб провести мітинги, переговори та обсудити інші робочі питання. Ось, які сервіси ми вибрали.

Месенджер Slack

Наш основний робочий інструмент для щоденних комунікацій. В офісі ми використовуємо Slack в основному, щоб уникнути зайвого галасу, обмінюватися файлами та посиланнями,  сконтактуватися з колегами «на виїзді». Тепер юзаємо на 100%. Ми вибрали Slack, тому що цей месенджер зручний в використанні, якщо працівників більше 10, є багато можливостей для налаштувань.

Для взаємодії кількох людей створюємо загальний канал, типу чат. Для привернення уваги використовуємо команди:

• @everyone – для всіх колег.
• @channel – для всіх колег, котрі приєдналися до конкретного каналу.
• @group – для групи користувачів, учасників робочої області.
• @here – для всіх, хто онлайн.

На десктопній версії Slack можна поділитися екраном свого ПК. Для цього: зайдіть в будь-яке обговорення, клікніть по іконці «телефон» і виберіть значок, на котрому зображений монітор (Share your screen). Це інтерактивний інструмент, тобто колеги можуть не лише дивитися на екран, але й вносити деякі зміни. Наприклад, друкувати текст, малювати. Це ефективно, якщо потрібно попрацювати разом над елементами дизайну, документами, презентаціями. Зважте, що функція screen-sharing доступна лише в платній версії Slack.

Щодо аудіо- та відеодзвінків. В Slack є функція конференц-зв’язку для групи до 15 людей, але така можливість – лише для платних тарифів. Якщо ви користуєтесь месенджером безкоштовно, то голосовий діалог можливий лише один на один, як по телефону. 

Zoom

Цей сервіс відеоконференцій для нас цікавий тим, що можлива інтеграція зі Slack. Використовуємо недавно, але вже оцінили всі зручності.

Як це працює? Організатор реєструє обліковий запис в Zoom. Схвалює Slack на Zoom Marketplace і встановлює додаток Zoom в корпоративний месенджер. Після того, як додали сервіс в робочий простір Slack, всі учасники бачать номер ідентифікатора конференції – це запрошення організатора, щоб приєднатися до обговорення. Кожен учасник відеоконференції авторизується – через реєстрацію, обліковий запис Google або Facebook.

Що отримуємо в результаті:

• Можливо запросити до 50 учасників для обговорення – в безкоштовній версії.
• Можливо записати конференцію тривалістю до 40 хвилин.
• Можливо використовувати сервіс не лише через браузер (краще всього – Chrome), але й з мобільних пристроїв, якщо встановити додаток.
• Враховуйте, що безкоштовні відеодзвінки для трьох та більше учасників обмежені в часі – до 40 хвилин.

Skype

Звичний та відомий інструмент для голосових та відеодзвінків, зокрема – проведення командних зустрічей. Безкоштовно можна запросити до 50 людей без обмежень в часі. Використовуємо час від часу, в основному для бесід з іноземними клієнтами.

Jira

Наш звичний та щоденний інструмент для постановки задач та планування роботи. Чим ми керувалися при виборі? Ця дошка розроблена спеціально для IT-команд, плюс є функція тайм-трекеру – щоб відслідковувати час виконання задачі.  

Google Docs

Не будемо розписувати всіх переваг Google Документів – це досить відомий інструмент. Для нас цей сервіс зручний завдяки функції загального редагування і можливості створювати віконця з коментарями. Наприклад, над цією статтею працювало четверо людей. А пересилати туди-сюди Word-файли – це вельми непродуктивно.

Ось такий невеличкий огляд. Так, ми використовуємо зовсім небагато сервісів для організації групової співпраці, але головне – це якість, а не кількість. Найважливіше, що ці інструменти зручні для кожного працівника та роблять нашу роботу злагодженою за будь-яких умов.